Boleta, factura, ticket o nota de venta: ¿cuál le doy a cada cliente?
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Los cuatro papeles que salen de una tienda, explicados en cristiano: cuál vale ante SUNAT, cuál no, cuándo el cliente puede exigirte factura y qué pasa si te equivocas.
De una tienda pueden salir cuatro papeles distintos, y la mitad de las discusiones en el mostrador vienen de confundirlos. «Dame factura», «solo quiero mi ticket», «¿esto vale para SUNAT?». Acá va cada uno, para qué sirve y a quién se le da.
Los cuatro, en una tabla
| Papel | ¿Va a SUNAT? | ¿Lleva IGV? | ¿Para quién? |
|---|---|---|---|
| Ticket | No | No | Uso interno: control de la venta y del vuelto |
| Nota de venta | No | No | Igual que el ticket; un poco más formal |
| Boleta | Sí | Sí | Persona natural (consumidor final) |
| Factura | Sí | Sí | Empresa o persona con RUC que lo necesita para su contabilidad |
Los dos primeros son comprobantes internos: sirven para que tu caja cuadre y el cliente tenga un papel, pero no son comprobantes de pago ante SUNAT. Los dos últimos sí lo son, y además son los que llevan el IGV desglosado.
Ticket y nota de venta: el papel «de la casa»
Un ticket es el registro de la venta. Sale de la impresora térmica con la lista de productos, el total, cuánto pagó el cliente y cuánto vuelto le diste. Es lo que te permite decir «vendí S/ 1 840 hoy» sin sumar nada a mano.
La nota de venta es lo mismo con otro nombre, y en la práctica se usa para lo mismo. Algunos negocios la prefieren porque «suena» más a documento.
Lo importante: ninguno de los dos vale como comprobante de pago. Si SUNAT te visita y ve que tus ventas de más de S/ 5 salieron solo con ticket, es como si no hubieras dado nada. Por eso un ticket no reemplaza a la boleta: la complementa. Lo usas para las ventas chicas, para cuando se cae el internet, o como paso previo a emitir la boleta.
Boleta: para la persona de a pie
La boleta electrónica es el comprobante que se le da al consumidor final: la señora que compra su arroz, el chico que lleva una gaseosa. No necesitas ningún dato del cliente para emitirla… con una excepción:
Desde S/ 700, SUNAT exige que la boleta lleve el nombre y el número de documento del cliente. Un buen sistema te lo pide solo en el momento de cobrar.
La boleta lleva IGV, pero el cliente no lo «usa» para nada: es solo para que SUNAT sepa que la venta existió y que el impuesto está incluido en el precio. El precio que cobras es el mismo; el IGV no se suma encima, ya está adentro.
Factura: para el que tiene RUC y la necesita
La factura es para empresas y negocios que van a usar tu venta como gasto o como crédito fiscal en su contabilidad. Para emitirla necesitas obligatoriamente el RUC del cliente (11 dígitos) y su razón social.
Dos cosas que conviene saber:
- No cualquiera puede pedirte factura. Solo quien tiene RUC. Un cliente sin RUC recibe boleta, aunque la pida con otro nombre.
- Quien tiene RUC sí puede exigírtela, y estás obligado a dársela. No puedes decirle «solo doy boleta». Por eso el usuario secundario de SUNAT que usa tu sistema tiene que estar habilitado para boletas y facturas.
En Xelera POS escribes el RUC y el sistema consulta a SUNAT y completa la razón social solo. No tienes que preguntarle al cliente cómo se llama su empresa.
¿Y si me equivoco?
Pasa. Diste ticket y el cliente vuelve a los diez minutos pidiendo boleta. O diste boleta y era factura. Lo que no hay que hacer es anular a lo loco.
- Diste ticket y quieren boleta o factura: la venta ya existe; solo se emite el comprobante a partir de ella. En Xelera POS se hace desde la venta, sin anularla ni volver a cobrar.
- Diste boleta y el cliente quería factura (o al revés): un comprobante enviado y aceptado por SUNAT no se «edita». Se anula con una nota de crédito y se emite el correcto. El sistema lo hace por ti: la nota de crédito también va a SUNAT.
- Te equivocaste en el monto: lo mismo, nota de crédito y comprobante nuevo.
Regla práctica para el mostrador
- ¿El cliente tiene RUC y la pide? Factura.
- ¿No tiene RUC? Boleta. Si pasa de S/ 700, pídele nombre y DNI.
- ¿La venta es de menos de S/ 5 y no pide nada? Ticket, para que tu caja cuadre.
- ¿Se cayó el internet? Nota de venta ahora, y la boleta se emite cuando vuelva la señal.
Todo esto lo decides en un botón al momento de cobrar: ticket, nota de venta, boleta o factura. Mira cómo se elige el comprobante en Xelera POS — y si todavía no emites electrónicamente, la guía de qué necesitas para empezar está al lado.