¿Cuánto ganas de verdad en tu tienda? El margen real, explicado con un costal de arroz

«Vendo S/ 2 000 al día.» Perfecto. ¿Y cuánto de eso es tuyo? La mayoría de dueños de tienda sabe cuánto vende y no sabe cuánto gana, y no es por descuido: es porque la ganancia real es un número que nadie te muestra si lo llevas en cuaderno. Vamos a sacarlo con un ejemplo de mostrador.

El costal de arroz

Compras un costal de 50 kilos a S/ 160. Te sale a S/ 3.20 el kilo. Lo vendes a S/ 3.90. Por cada kilo ganas S/ 0.70. Hasta acá, fácil.

La semana siguiente el mayorista sube: el mismo costal ahora cuesta S/ 180, o sea S/ 3.60 el kilo. Tú sigues vendiendo a S/ 3.90 porque «el arroz está a 3.90». Ahora ganas S/ 0.30 por kilo. Menos de la mitad que antes, y no te enteraste, porque la venta se ve igual: S/ 3.90 en el ticket.

Y hay una tercera capa: cuando llegó el costal nuevo todavía te quedaban 20 kilos del viejo. Los 70 kilos que tienes en la tienda no te costaron ni 3.20 ni 3.60, sino un promedio: (20 × 3.20 + 50 × 3.60) ÷ 70 = S/ 3.49. Ese es tu costo promedio, y es el único número honesto para calcular lo que ganas hoy.

Los tres «costos» que la gente confunde

• El precio de lista (lo que dice el catálogo del mayorista). Sirve para comparar, no para calcular: casi nunca es lo que pagaste.
• El último precio de compra. Mejor, pero ignora lo que todavía tienes en el estante de compras anteriores.
• El costo promedio. Lo que de verdad te costó, en promedio, lo que tienes ahora. Se recalcula con cada compra. Es el que usan los contadores y el que usa Xelera POS para el reporte de ganancia.

Con el costo promedio, la cuenta del arroz queda así: vendes a 3.90, te costó 3.49, ganas S/ 0.41 por kilo. Ni los 0.70 optimistas ni los 0.30 pesimistas.

Margen: la palabra que se usa mal

«Le pongo 25 % al arroz.» ¿25 % sobre qué? Es la confusión más cara del mostrador.

• Si compras a S/ 3.20 y le sumas 25 % al costo, vendes a S/ 4.00. Ganas 0.80.
• Si quieres que el 25 % del precio de venta sea ganancia, tienes que vender a S/ 4.27. Ganas 1.07.

Son dos cosas distintas. La primera se llama recargo (sobre el costo); la segunda, margen (sobre la venta). Cuando alguien te dice «una bodega gana 20 %», normalmente habla de margen sobre la venta. Si tú le pones 20 % al costo, estás ganando 16.7 % de margen, no 20. En un producto no se nota; en toda la tienda, a fin de mes, sí.

Lo que pasa cuando lo miras por producto

Cuando se calcula la ganancia real producto por producto, casi siempre aparecen tres sorpresas:

1. El producto que más vendes no es el que más te deja. La gaseosa rota todos los días con S/ 0.30 de ganancia; el detergente sale dos veces por semana con S/ 2.50. Los dos importan, pero por razones distintas.
2. Hay productos en los que pierdes plata sin saberlo. Subió el costo, el precio se quedó, y llevas dos meses vendiéndolos por debajo de lo que te cuestan. Suele pasar con lo que compras por costal o por caja y vendes suelto: la subida del costal se «esconde» dividida entre 50 kilos.
3. El fiado y las mermas se comen el margen. Vendiste con 20 % de margen, pero el 5 % de lo que vendiste nunca lo cobraste y el 2 % se venció en el estante. Tu margen real era 13 %.

Cómo se ve en el sistema

En Xelera POS el reporte de ganancia muestra, por período, ingresos, costo, ganancia bruta y margen promedio, y abajo el detalle por producto: cuánto vendiste de cada uno, cuánto te costó (a costo promedio, actualizado con cada compra) y cuánto te dejó.

Para que ese número sea real hacen falta dos hábitos, y los dos son más fáciles de lo que suenan:

• Registrar las compras con su precio. Cuando llega el costal, entra al sistema a S/ 180. Con eso el costo promedio se recalcula solo. Si tienes la factura del proveedor, se puede cargar con una foto y el sistema lee los productos y precios.
• Vender siempre por el sistema. Si la mitad de las ventas pasan por el cuaderno, el reporte muestra la mitad de la realidad.

Con eso, el «¿cuánto gano?» deja de ser una sensación y pasa a ser un número que miras cada semana. Y el arroz que subió, lo ves subir en tu reporte antes de que se te vaya un mes vendiéndolo a pérdida.

Mira el reporte de ganancia en Xelera POS o compara los planes: el análisis por producto está desde el plan Básico, y el costo promedio con compras por costal, en Con Inventario.