Cómo hacer el inventario de tu bodega sin cerrar la tienda (y que se mantenga solo)

La mayoría de bodegas nunca hace inventario por una razón simple: contar todo significa cerrar, y cerrar es dejar de vender. Entonces se vive con una idea aproximada de lo que hay, hasta que un día falta el producto que más rota, o aparecen diez cajas de algo que nadie pidió, o el fin de mes no cuadra y nadie sabe por qué.

Este método no te pide cerrar. Cuentas por partes, en una semana, y dejas el inventario funcionando solo después.

Paso 1: decide qué vas a controlar de verdad

No todo merece el mismo cuidado. En una bodega, un grupo chico de productos (arroz, azúcar, aceite, gaseosas, cerveza, leche, pan, fideos, detergente) mueve la mayor parte de la plata. Empieza por ahí: los 30 o 50 que más vendes, lo perecible y lo que tiende a desaparecer (cigarros, pilas, golosinas caras). El resto lo cuentas después, con menos frecuencia.

Paso 2: arma la lista antes de contar

Una hoja de Excel con una fila por producto y estas columnas: nombre, código de barras, unidad de venta (unidad, kilo, paquete), costo de compra, precio de venta y la cantidad contada. Si usas un sistema de ventas, descarga su plantilla: Xelera POS te da una para cargar todo el catálogo de una vez.

Dos reglas que ahorran dolores de cabeza:

• Una sola unidad por producto. Si vendes la gaseosa por unidad, cuentas unidades, aunque te lleguen en cajas de 12: tres cajas y cuatro sueltas son 40 unidades. Si vendes el arroz por kilo, cuentas kilos.
• El costo es lo que pagaste, no el precio de lista del proveedor. Si el último saco de 50 kg te costó S/ 160, el kilo te cuesta S/ 3,20.

Paso 3: cuenta por zonas, sin cerrar

Divide la tienda en zonas (el estante de abarrotes, la refrigeradora, las bebidas, el almacén de atrás) y cuenta una zona por noche, al cierre o a primera hora, cuando no hay gente. Lo que se venda de esa zona durante el día siguiente ya queda registrado en el sistema, así que no importa que la tienda siga abierta.

Dos personas van más rápido y se equivocan menos: una cuenta en voz alta y la otra anota. Cuenta lo que está en el almacén y lo que está en el estante como un solo número por producto.

Paso 4: ponle el costo real a cada producto

Es el paso que casi nadie hace y el que más vale. Sin el costo, el inventario te dice qué tienes; con el costo, te dice cuánta plata tienes parada en los estantes y cuánto ganas con cada venta. Cuando el costo cambia (el proveedor subió el saco), el sistema debería promediar el costo de lo que te queda con el de lo nuevo. Así se saca el margen real, con un costal de arroz.

Paso 5: carga todo al sistema y deja que se mueva solo

Cuando tienes la hoja completa, la cargas al sistema una sola vez. Desde ese momento:

• Cada venta descuenta el stock del producto (y si vendiste una caja, descuenta las 12 unidades).
• Cada compra lo suma, con su costo.
• Lo que se vence, se rompe o se consume en casa se registra como merma o ajuste, con motivo, para que el número siga siendo verdad.

En Xelera POS esto se prende por producto: tutorial de seguimiento de inventario. Un producto sin control (el pan del día, por ejemplo) se puede dejar fuera sin que moleste.

Paso 6: ponle un mínimo a lo que no puede faltar

A cada producto importante, un stock mínimo: la cantidad con la que tienes que volver a pedir. Cuando el sistema te muestra que el aceite bajó del mínimo, pides antes de que el cliente se vaya a la bodega de enfrente. Para empezar, el mínimo es lo que vendes entre un pedido y el siguiente, más un poco.

Paso 7: recuenta seguido lo importante y busca la merma

El inventario no se hace una vez. Lo importante se recuenta cada semana o cada quincena; el resto, cada uno o dos meses. Cuando lo contado no coincide con lo que dice el sistema, esa diferencia es la merma, y hay que buscarle el motivo:

• Ventas que no pasaron por el sistema (se cobró de memoria y no se registró).
• Vencidos o rotos que se botaron sin anotar.
• Consumo de la casa sin registrar.
• Robo, de clientes o de personal.
• Error de unidad: se cargó una caja como una unidad, o al revés.

Lo que no se mide no se arregla. Una bodega que mide su merma suele encontrar entre el 1 % y el 3 % de sus ventas yéndose por alguno de estos huecos, y eso es ganancia que se recupera.

Los errores más comunes

• Mezclar unidades (contar cajas en un producto que se vende por unidad).
• Contar sin costo y quedarse con un inventario que solo dice «cuántos».
• Cambiar el precio de venta sin anotar el nuevo costo de compra.
• Hacer un inventario enorme una vez al año y nada el resto del tiempo.
• No registrar la merma «porque es poquito». Es poquito cada día.

Lo que SUNAT puede pedirte

Si tu bodega factura poco, SUNAT solo te pide un inventario físico al cierre del año. Cuando los ingresos crecen (desde las 500 UIT al año), te exige llevar un Registro de Inventario Permanente en unidades y, más arriba, valorizado: el kardex producto por producto, con cada entrada y salida. Un sistema que registra cada movimiento te deja ese registro listo. Los topes exactos y el formato, confírmalos con tu contador.

Preguntas frecuentes

¿Qué programa se usa para el almacén de una bodega? Un sistema de ventas con inventario, que descuente con cada venta y sume con cada compra. Un Excel sirve para el primer conteo, no para el día a día: nadie actualiza el Excel con cada gaseosa.

¿Cada cuánto debo hacer inventario? Lo que más vendes y lo que desaparece, cada semana o quincena. El resto, cada uno o dos meses. Todo, con el sistema descontando solo en el medio.

¿Cómo hago inventario si vendo por kilo? Cuentas en kilos (pesa lo abierto) y el sistema descuenta fracciones: un cuarto de kilo resta 0,25.

¿Puedo hacer el inventario con la tienda abierta? Sí, por zonas y cuando no hay gente, con el sistema registrando las ventas mientras tanto.

Xelera POS lleva el inventario por producto, con costo promedio, merma y stock mínimo, y el plan Con Inventario cuesta S/ 100 al mes. Mira cómo trabaja una bodega con inventario.